Абонементы в детском клубе: ручной обход групп → одна команда
Telegram-бот вместо семи шагов в CRM на каждого ученика
Ключевой результат
Месячная сверка занимает часы вместо дней; ошибка в типе абонемента больше не уходит клиенту
Контекст
Образовательный клуб «Гудвин» — робототехника, программирование, шахматы и другие направления для детей. Часть программ работает по схеме «сначала занятие, потом оплата»: ученик ходит на занятия, а абонемент выставляется постфактум. Учёт ведётся в CRM «Мой Класс».
Проблема
Раз в месяц менеджер обходил все активные группы и по каждому должнику повторял один и тот же путь из семи шагов: открыть группу, найти неоплаченные занятия, создать абонемент нужного типа, выставить дату начала, провести платёж нулевой суммой.
При выставлении CRM сама отправляет уведомление родителю — то есть ошибка в типе абонемента или в дате не остаётся внутренней, она уезжает клиенту.
Подход
Сначала записали ручной сценарий по шагам и согласовали его с заказчиком — до единой строчки кода. Затем разобрали и задокументировали ту часть API CRM, которая нужна для сценария, вместе с её особенностями: там хватает мест, где запрос отвечает успехом и делает не то, что ожидаешь.
Отдельным требованием заложили обязательный предпросмотр: сначала показать план, и только по подтверждению — выполнить.
Реализация
Telegram-бот для операторов клуба. Навигация повторяет привычный веб-интерфейс CRM: курс → группа → месяц. На каждом уровне бот заранее сканирует долги и помечает группы значками — есть долги за закрытые месяцы, есть только за текущий, чисто. Оператор видит, куда идти, не открывая ничего лишнего. Дальше предпросмотр таблицей и одно подтверждение на всю группу. Обновление токена доступа к CRM тоже вынесено в команду бота, чтобы за этим не ходить на сервер.
Дольше всего заняла не отправка, а определение долга: первые две версии логики давали ложные срабатывания — сначала из-за поля, которое CRM не заполняет, если абонемент создан после посещения, потом из-за бывших учеников, попадавших в выборку. Правильной оказалась третья. Ловилось это на предпросмотре, до того как что-то ушло людям.
Метрики до / после
| Показатель | До | После |
|---|---|---|
| Выставление абонементов за месяц | 1–2 дня | 1–2 часа |
| Шагов в CRM на одного должника | 7 | 0, одно подтверждение на группу |
| Поиск должников | ручной обход всех групп | автоматический скан с пометками |
| Обновление доступа к CRM | вход на сервер | команда в боте |
Можно ли повторить в вашем случае?
Напишите — разберём вашу задачу бесплатно и скажем, что реально сделать.